Um BCP deve ser uma ferramenta tanto de análise quanto de tomada de decisão para garantir a excelência operacional em qualquer cenário adverso

Em um cenário de incerteza global em que, da noite para o dia, milhares de empresas foram forçadas a interromper drasticamente suas operações, é especialmente importante ter um plano abrangente que garanta a continuidade dos negócios diante da materialização de riscos que ameacem seriamente as operações. Um plano de continuidade de negócios (business continuity plan, BCP) é mais do que uma iniciativa de contingência ou recuperação de desastres. Vamos ver por quê.

Um ponto de inflexão, como o que está sendo vivido em 2020, enfatiza a importância de ter um plano B

Um plano de continuidade de negócios é um guia para garantir operações em uma situação interna ou externa que impeça o funcionamento normal da empresa. Por si só, o BCP é um caminho alternativo para a normalidade que, em 2020, tornou-se praticamente obsoleta, abrindo caminho para um novo normal que ainda não fomos capazes de encontrar.

Uma situação excepcional, como o estado de confinamento obrigatório, nos ensinou muitas lições. Algumas empresas não tinham alternativas à sua maneira usual de fazer. E muitos outros demonstraram não ser tão digitais quanto pensavam.

Em nossa sociedade tecnológica é comum confundir BCPs com planos de contingência de TI. Estes últimos são um subgrupo específico para uma área fundamental em muitas empresas, mas corremos o risco de ignorar o resto dos processos estratégicos, operacionais e de suporte, vitais para a continuidade dos negócios.

Até agora, era comum confundir BCPs com plano de recuperação de desastres (disaster recovery plan –DRP), associando-os a incêndios, terremotos ou inundações.

Mas a partir de 2020, sabemos que não são apenas esses tipos de incidentes que tiram as empresas do eixo. Uma interrupção grave ou atraso na cadeia de suprimentos, a incapacidade de acesso ao local de trabalho, uma queda acentuada na demanda, o acúmulo de estoques ou o encarecimento repentino de algum fator de produção são situações excepcionais que têm sido subestimadas pelas empresas.

Um BCP deve ser uma ferramenta tanto para análise quanto para a tomada de decisões. Não é apenas uma resposta a uma contingência, emergência ou desastre, mas uma contribuição para garantir a excelência operacional em qualquer cenário adverso.

Uma das bases para o desenvolvimento dos BCPs é analisar tanto o ambiente – clientes, mercado, fornecedores, tecnologia – como a empresa, constantemente imaginando o que podemos fazer diferente, o que podemos fazer melhor, se podemos ser mais eficientes e se nossas operações podem ser mais robustas.

Para isso, as empresas contam com ferramentas de análise – e até de previsão – que suportam o BCP. Essas ferramentas nos permitem olhar para o futuro e fazer as mudanças estratégicas e operacionais que estabelecem as bases para o crescimento futuro e estabilidade da empresa.

Em caso de necessidade de ativação do BCP, o resultado deve permitir que o funcionamento do negócio seja mantido antes, durante e após o incidente, definindo procedimentos contínuos, tais como:

• Procedimentos operacionais alternativos.

• Mecanismos de recuperação de sistemas e de informações.

• Reatribuição de responsabilidades (papéis e pessoas)​.

• Identificação de fornecedores e clientes críticos.

Por fim, é importante estar ciente de que o BCP da nossa empresa não pode ser um elemento estático, mas deve evoluir de forma constante, adaptando-se ao cenário em que estamos e ao nível de incerteza que enfrentamos.

Vantagens de um BCP

• Conhecimento aprofundado da empresa.

• Agilidade e velocidade para tomar as decisões certas em cada situação.

• Classificação de ativos para priorizar sua proteção, colocação em funcionamento e recuperação.

• Minimização de perdas de negócios em caso de desastre ou contingência.

• Vantagem competitiva sobre a concorrência para maior resiliência em tempos de crise.

A gestão da continuidade de negócios é um processo contínuo que inclui uma análise do início ao fim da empresa, identificando suas fraquezas e suas principais ameaças, com o objetivo de elaborar um plano de rota que permita garantir as operações minimizando o impacto para o negócio.

Os pilares de um plano de continuidade de negócios

1. Entender bem o mercado, a estratégia e os processos

• Ainda que pareça óbvio, a base de um BCP é entender qual é o propósito da empresa, em que mercado ela atua, quais são as necessidades de nossos clientes, quem é a concorrência, quem são nossos fornecedores, em quais pontos na cadeia de valor ele atuam etc.

• Assim, teremos que responder a perguntas como: qual é o nível mínimo de funcionalidade aceitável? Em quanto tempo devemos recuperar serviços essenciais? Que clientes e fornecedores são críticos? Essas reflexões são essenciais para proporcionar uma tomada de decisão ágil e consistente frente ao risco.

• Esse conhecimento nos permitirá estabelecer o caminho crítico das operações de ponta-a-ponta. Algumas das ferramentas que podem ajudar nesse propósito são, entre outras: business impact analysis (BIA), para definir funções críticas do negócio e classificá-las por criticidade; ou o process mining, para levantar os processos e descobrir interações e pontos críticos.

2. Avaliar e decidir o nível de risco que assumiremos

• O BCP identifica os processos de uma empresa no sentido mais amplo: analisa interações, dependências, entradas e saídas, falhas comuns, sistemas, repositórios… E também analisa a própria organização: quais papéis, pessoas e funções são essenciais, além de quais ativos físicos e locais são importantes.

• É vital ser exaustivo neste ponto e realizar uma análise aprofundada de ativos, dependências, ameaças e salvaguardas para ter uma visão clara, que servirá de base para a construção de um plano efetivo de resposta e de mitigação de riscos. Nesse aspecto, é interessante apoiar-se em ferramentas de análise visual, como mapas de risco, que permitem identificar rapidamente os ativos da empresa que estão mais expostos. Esse mapa de risco inicial será limitado em escopo e em função dos diferentes cenários de mitigação que forem decididos para incluir no BCP e nos níveis de risco assumíveis em cada caso.

3. Co-criar e implementar o plano de continuidade de negócios

• Como mudamos a operação, como podemos proteger nossos ativos mais valiosos e como podemos nos reinventar e nos adaptar às situações desconhecidas?

• Não há resposta errada para essas perguntas. Cada empresa, em seu contexto interno, deve ser capaz de desconstruir e inovar para redesenhar as linhas do próprio jogo. Assim, respondendo perguntas como essas, o plano vai sendo definindo aos poucos.

• Como o BCP não é um único plano, deve-se levar em conta todas as áreas da empresa, e incluir um roteiro de projetos que permitam reduzir a pegada de risco e a realização dos diferentes planos: gestão de crises, comunicação, recuperação, operação em contingência, restauração, treinamento, etc.

• Para isso, é muito importante envolver o talento da empresa. Ninguém melhor do que as pessoas que formam parte da empresa para conhecer a operação e como ela deve ser mudada ou evoluída, de modo que o resultado seja fruto da cocriação e o do compromisso de todos eles com o negócio.

4. Testar e melhorar o plano, adaptando-o ao ambiente

• Um BCP desatualizado é o mesmo que não ter nada. O BCP deve ser um motor para avançar, tomar decisões corajosas e evoluir, pois oferece respostas às perguntas que põe o futuro de nosso negócio em jogo.

• Portanto, embora a identificação e a gestão de riscos não sejam novas para as empresas, é aconselhável aprofundar sua prática, transformá-las em um processo contínuo e integrá-las ao modelo de governança da organização.

• Por isso, é fundamental ter uma equipe bem formada em BCP e patrocinada pela gestão da empresa, capaz de liderar um processo de transformação tão exigente quanto este.

• Essa equipe será responsável por evangelizar o resto da empresa, envolvendo-os nos exercícios previstos no BCP e promovendo uma cultura de gestão de riscos baseada na prevenção, adaptação contínua à mudança e inovação. Nesse papel, a digitalização do negócio é, ao mesmo tempo, ferramenta e facilitadora do BCP.

Estratégias para construir um bom BCP

Prepare-se

Vimos isso durante a crise de 2020. Por que alguns países reagiram tão rapidamente e conseguiram minimizar o impacto? A resposta é que eles estavam preparados. Eles haviam experimentado crises semelhantes no passado e tinham um plano baseado em protocolos de prevenção e ação que poderiam ser implementados de forma rápida e eficaz, sem ter que defini-los concomitantemente a sua execução.

Comece com algo pequeno

Este tipo de iniciativa tem o risco de paralisação na etapa da análise. Não podemos esperar por absolutamente todos os cenários cobertos: vamos priorizar e atacar aqueles que reduzem a maior pegada de risco com o menor esforço, com uma abordagem 80/20.

Inove e cocrie

Uma cultura de inovação ajuda a enfrentar desafios tão complexos quanto transformar-se e adaptar-se a uma nova realidade de forma eficaz e no menor tempo possível.

Da mesma forma, o processo de criação de um BCP bem-sucedido deve ser colaborativo, e na medida do possível bottom-up, aproveitando assim o conhecimento da empresa.

A digitalização e robotização de processos são seus aliados

Maximizar a digitalização e automação de processos traz benefícios, não só em termos de redução de custos e melhoria de eficiência e qualidade, como também ao facilitar a continuidade na operação e minimizar o impacto das situações de contingência.

É fácil mudar se sua organização é agile

Ter um BCP é importante, mas o que acontece se a ameaça causar mudanças inesperadas que façam com que as operações sejam repensadas, ou mesmo o modelo de negócio? É aqui que empresas com uma cultura agile, e orientadas à mudança, têm uma clara vantagem competitiva ao serem capazes de reinventar suas operações com impacto mínimo, chegando inclusive a descobrir novas oportunidades de negócios.

Se você não tentar, não vai funcionar

Não adianta ter um plano perfeito se não formos treinados para executá-lo depois. É essencial planejar simulações e definir cenários de contingência que permitam a depurar, revisar e melhorar continuamente os planos para que quando a ameaça surgir estejamos realmente preparados.

Comunicar, comunicar, comunicar

É muito importante que toda a organização esteja ciente das ameaças que podem colocar em risco o nosso negócio e como devem agir caso alguma delas se materialize. Campanhas de comunicação, treinamento e conscientização são fundamentais aqui, para que as pessoas se sintam envolvidas e partícipes do plano.

Uma referência para seguir em frente

Se a resiliência é a capacidade de se recuperar e se recompor frente a uma adversidade ou contingência, um BCP é a ferramenta que nos guia e nos ajuda a tornar esse caminho menos traumático possível.