L’optimització dels serveis de telecomunicacions: reptes i oportunitats

Mesures per millorar el seu ús, reduir costos i adequar-los a l’operativa de l’empresa

Un repte al qual s’enfronten les grans corporacions amb què treballem és el de millorar la gestió dels seus serveis de telecomunicacions. Les empreses que compten amb multitud d’empleats i seus necessiten per a la seva operativa diferents serveis TIC, que contracten a un o diversos operadors, amb les seves respectives característiques i tarifes.

Disposar dels serveis necessaris per a l’operativa de l’empresa ocasiona grans volums de despesa, que a més s’incrementen i són difícils de controlar quan l’empresa creix. A això cal afegir-hi el cost de realitzar una anàlisi que en valori l’eficiència, i per a la qual s’ha de tenir en compte, entre d’altres:

• L’ús que es fa del servei

• Les condicions de mercat

• El poder de negociació davant dels operadors

• Alternatives més eficients i a un cost més baix

• Serveis similars que estan sent proporcionats per diversos operadors i, per tant, doblement facturats

Per optimitzar l’ús que es fa dels serveis de telecomunicacions, proposem una sèrie de mesures que ha d’adoptar una empresa que vulgui reduir les despeses de telecomunicacions i, alhora, obtenir serveis més adequats a la seva operativa:

• Alinear els objectius de negoci amb els serveis més importants per determinar requeriments i reduir riscos

• Disposar d’una anàlisi dels serveis i tarifes que està rebent per part de cada operador

• Sistematitzar un seguiment periòdic de la despesa en telecomunicacions que permeti detectar pics, serveis infrautilitzats i errors de facturació

• Anticipar la gestió del canvi d’acord amb el creixement de l’empresa

• Aplicar accions correctores que optimitzin la cartera de serveis de telecomunicacions

• Realitzar recomptes físics que corroborin que els dispositius sobre els quals s’estan facturant els serveis existeixen i són operatius

La facturació electrònica permet actualment el tractament de tota la informació referent tant a l’ús com al cost dels serveis de telecomunicacions que reben les empreses. Això es pot aprofitar per establir revisions periòdiques de la facturació i detectar ràpidament les possibilitats de millora.

L’automatització de les esmentades revisions requereix un esforç inicial important. Ara bé, un cop aconseguida, és possible dur a terme la resta de mesures esmentades amb una base sòlida d’informació que dóna suport al procés de presa de decisions.

En definitiva, aquest coneixement més alt de l’ús que es fa dels serveis i del cost que suposen és una oportunitat que permetrà, un cop aconseguit l’equilibri, que l’empresa millori el retorn de la inversió i sigui capaç de mantenir els seus costos estables.