Claus per a l’elaboració d’ofertes comercials

Analitzem els processos de licitació des de la perspectiva de l’organització i del mercat

A Nae treballem en nombrosos projectes tant de suport a l’elaboració de plecs com de resposta. El primer cas es dóna quan una empresa privada o una administració pública necessiten cobrir una necessitat operativa i obren un concurs per oferir un servei.

En el sector públic aquest procés es realitza de maneres diverses depenent de l’import de la licitació. Els contractes menors o negociats sense publicitat no requereixen obrir un concurs públic, sinó que l’administració pot sol·licitar la participació d’empreses concretes. A partir d’un import determinat, que oscil·la entre els 18.000 i 200.000 euros depenent de si són obres, serveis o subministraments, cal l’anunci públic. El volum de l’import també condiciona si l’àmbit de participació ha de ser estatal o europeu i la durada dels terminis de resposta, normes recollides a la Llei de contractació pública.

Una altra característica d’aquest procés és que, a diferència de l’empresa privada, l’administració no pot sol·licitar marques de productes, perquè incompliria la lliure concurrència de licitadors que recull la llei, sinó que ha d’explicar la solució que necessita mitjançant requeriments tècnics i funcionals.

Una tendència a l’alça és la del diàleg competitiu, útil quan l’objectiu o el servei són clars però no sabem com aconseguir-los i cal trobar la millor solució. El punt de partida que plantegem a Nae és saber què es té i què es necessita. A partir d’aquí es marquen els requeriments, es convida a un grup d’empreses de referència perquè facin la seva proposta i, després de diverses iteracions o rondes, es determina la proposta de solució contractual definitiva que permetrà la redacció del plec tècnic. I són les mateixes empreses les que liciten. Aquesta opció beneficia l’organització perquè és més dinàmica. Sense saber exactament quina és la solució idònia, aconsegueix la millor del mercat.

A Nae considerem que els aspectes següents són claus per a l’elaboració d’ofertes, sigui quin sigui el procediment de licitació i tenint en compte tant la visió interna (de l’organització) com l’externa (del mercat i el sector):

Visió interna

• Definició del procés de transició al nou esquema de contractació i de la transformació dels serveis

• Alineació amb els objectius estratègics

• Anàlisi de necessitats, demanda i requeriments específics tant operatius com tecnològics

• Definició d’estructura clara de preus i mecanismes de control de la despesa

Visió externa

• Anàlisi i coneixement d’experiències similars i de l’evolució de la demanda de serveis

• Coneixement de les tecnologies, operatives i serveis oferts pel mercat

• Gestió eficaç del canvi i de la comunicació

• Coordinació amb altres projectes i licitacions amb possibles afectacions o sinergies

En aquest procés, Nae coordina, assessora i avalua les ofertes rebudes durant la fase inicial i fa una validació de viabilitat prèvia a la redacció del plec definitiu. Això permet assegurar que el concurs no quedarà desert i el que s’està sol·licitant és viable a nivell de solució tècnica i pressupost estimat.

En el nostre cas, una màxima indispensable és la independència de proveïdors. Definim els requeriments funcionals i tècnics necessaris, sense prescriure la solució requerida, ja que entenem que és responsabilitat del licitador, que és qui coneix millor les alternatives del mercat i els seus productes en particular.