Maximizar la eficiencia de la inversión capex en los proyectos PEBA y UNICO

Optimizar las ayudas públicas resulta clave para impulsar la transformación digital y ecológica de las zonas rurales

El reto

Adamo es un operador de origen sueco líder en España que ofrece el servicio de conexión a internet más rápido (1 Gbps). Cuenta con una huella de más de dos millones de hogares de banda ancha y una red propia de fibra óptica de alta velocidad. Además, se encuentra muy presente en las zonas rurales. 

Durante los últimos años, Adamo ha reforzado su interés por impulsar el crecimiento de redes de telecomunicaciones de alta velocidad en las zonas rurales. De este modo, actúa como palanca de vertebración territorial y cohesión social, lo que facilita la fijación de la población y ayuda a combatir la despoblación rural. 

Esta estrategia se apoya en las diferentes iniciativas de ayudas públicas lanzadas por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, que actualmente busca acelerar la extensión de la cobertura de las redes a toda la población y, con ello, aumentar el bienestar y la calidad de vida de los ciudadanos contribuyendo al éxito de un modelo de crecimiento sostenible basado en la sociedad del Gigabit.

Nos referimos, por un lado, al Programa de Extensión de la Banda Ancha de Nueva Generación (PEBA-NGA). Y por el otro, al Programa de Universalización de Infraestructuras Digitales para la Cohesión – Banda Ancha (UNICO-Banda Ancha). 

Las nuevas redes constituyen, de esta manera, uno de los sectores más dinámicos de la economía y, debido a su carácter transversal, uno de los que más pueden contribuir al crecimiento, la productividad y el empleo; situándose asimismo como palanca de la transformación digital y ecológica al actuar como motor del desarrollo sostenible y el bienestar social. 

La entrada en los proyectos subvencionados ha dado lugar a nuevos modelos de gestión que, al mismo tiempo, son una oportunidad para salvaguardar la eficiencia económica y alcanzar los objetivos comprometidos como beneficiario, optimizando las inversiones y maximizando las ayudas recibidas. 

En este caso, Adamo cuenta con un proceso de gestión y dispone de herramientas. Su reto actual consiste en potenciar un modelo que funciona, identificando palancas que ayuden a maximizar la eficiencia de la inversión.

La colaboración con Adamo en el diseño conjunto de sus procesos del nuevo modelo de gestión económica y documental ha permitido la justificación del capex (inversiones en bienes de capital) de la parte subvencionable acotada a las inversiones en las redes de acceso, y los enlaces de transmisión con la red de agregación.

Este acompañamiento ha supuesto un reto por su alcance, por su proyección y por sus expectativas. Además, ha requerido diversos análisis y valoraciones previos sin los cuales esta iniciativa no sería posible.

La solución

Crear un modelo de referencia en el paradigma de proyectos subvencionados de principio a fin. Este modelo debe incluir los aspectos clave y las obligaciones como adjudicatario que se establecen en la normativa nacional de aplicación en materia de subvenciones, con el fin de afrontar la justificación del proyecto que acredite haber alcanzado los objetivos.

La clave se encuentra en aunar a las diferentes áreas de Adamo para contribuir a una causa común. De este modo, se consigue administrar y conservar la documentación necesaria, garantizando que se cumple con las obligaciones vigentes, para remitir al Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital tras la finalización de los proyectos, así como la información adicional que requiriese la Comisión Europea. 

De cara a la justificación en todas sus fases, el beneficiario debe presentar distintos informes sobre el avance técnico y económico del proyecto. Estos informes precisan incluir información sobre el grado de avance temporal, la ejecución de las inversiones y las zonas en cobertura.

Por todo lo anterior, asegurar la documentación en tiempo y forma de los programas subvencionados se ha convertido en el “talón de Aquiles” de cualquier operador beneficiario.

Las operaciones en entornos tan sofisticados, con tanta dispersión y complejidad orográfica son también de capital importancia. En algunos casos, se puede superar el 10 % de pérdida de subvención por falta de aseguramiento de la calidad del dato catastral en las unidades inmobiliarias. Esta falta impide que se permita garantizar el cumplimiento de cobertura final en cada una de las ES (entidades singulares) adjudicadas, o aplicar gasto computable en la justificación con trazabilidad incorrecta en las certificaciones y facturación de sus proveedores tras la auditoría en el proceso de cierre.

Respecto al análisis, es importante distinguir entre los informes de progreso, que se envían secuencialmente durante el periodo de ejecución, y la memoria justificativa de cierre de proyecto.

¿En qué consiste cada uno?

Los informes de progreso semestral recogerán todos los gastos elegibles incurridos en el proyecto y tendrán carácter acumulativo. La distribución del presupuesto financiable se recoge en el anexo de conceptos susceptibles de ayuda por cada una de las siguientes partidas presupuestarias indicadas en la resolución de concesión: infraestructuras y obra civil, equipamiento y otros materiales, gastos de personal y otros gastos generales o indirectos.

Aunque no es necesario enviar la documentación asociada a los gastos como parte de este trámite, es imprescindible tener controlados los documentos justificativos.

En este envío se remitirá al Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital una memoria con las unidades en cobertura y ejecución presupuestaria, desviaciones e incidencias, sistema de contabilidad separada (acceso, backhaul), selección de proveedores y cotizaciones junto con actividades de publicidad realizadas.

La memoria justificativa de cierre de proyecto recogerá todos los gastos incurridos en el proyecto con trazabilidad end to end, con una distribución del presupuesto financiable y deberá presentarse junto al informe del auditor y firmado electrónicamente como establecen las bases de la convocatoria.

En este envío se remitirá una copia escaneada de los documentos justificativos, que serán utilizados por la empresa auditora para el informe final. Todos ellos deberán incluir facturación y documentos de pago asociados a los expedientes dentro del periodo especificado para la realización del proyecto en la resolución de concesión.

Para ello, la solución es estandarizar y unificar los diferentes procesos que tienen como objetivo garantizar toda la documentación y cumplir con los compromisos establecidos con el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

La justificación de la realización del proyecto incluye la acreditación de haber conseguido los objetivos de cobertura y el cumplimiento de las demás obligaciones, junto con la evidencia de los costes incurridos en los expedientes.

El resultado

Adamo ha sido capaz de maximizar la eficiencia de la inversión en capex, así como de explotar las ventajas de este nuevo entorno para optimizar las ayudas recibidas y la rentabilidad de la operación.

También se ha reajustado la organización y sus procesos para garantizar los máximos niveles de eficiencia, llegando a conseguir ratios del 100 % de tasa de trazabilidad en la documentación de la cuenta justificativa.

Ha quedado estandarizado el proceso por expediente y ES. Para la justificación de cada proyecto se ha requerido homogeneización y protocolos, desde la necesidad en despliegue hasta la certificación y facturación de los proveedores según el acuerdo marco de cada provincia. De este modo, se ha involucrado al área de compras en el proceso logístico, desde la solicitud de pedidos, hasta la automatización del consumo de material certificado.

 Se han desarrollado prácticas que minimicen los riesgos implícitos de pérdida de la subvención, ya que el incumplimiento de los requisitos establecidos en la orden de bases que regula estas ayudas (y resto de normas aplicables) y de las condiciones que se hayan establecido en la correspondiente resolución de concesión, conlleva la obligación de devolver las ayudas percibidas y los intereses de demora correspondientes.

La clave para evolucionar rápidamente en el futuro inmediato de los proyectos PEBA y UNICO Banda Ancha depende de, en paralelo, construir la red y controlar la documentación para la cuenta justificativa.