¿Cómo iniciar un plan de automatización dentro de nuestra organización?

Compartimos nuestra visión en el RPA Summit para abordar con éxito la implementación y maximizar los beneficios

La automatización robótica de procesos (RPA) para solventar problemas a medida que surgen es uno de los retos a los que se enfrentan actualmente las organizaciones. Sin embargo, llevarlo a cabo no es una tarea sencilla. 

Iniciar un plan de automatización es un tema recurrente en las búsquedas realizadas por organizaciones de diferentes sectores y tamaños que están pensando en implementarlo o ya se encuentran desarrollando uno. Pero, ¿sabemos cómo ponerlo en marcha correctamente para maximizar los beneficios y lograr los resultados esperados?

El pasado 17 de noviembre tuve la oportunidad de participar en el panel de expertos RPA Summit, organizado por itSMF España, que sirvió para explicar qué procesos se pueden automatizar, cómo implementar una RPA y los beneficios que aporta a la productividad de la empresa.

Encuentra más información sobre el evento en la página web de RPA Summit.

A continuación, me gustaría compartir con vosotros las conclusiones más importantes alcanzadas: 

• El inicio de un plan de automatización de procesos dentro de una organización debe ser abordado desde tres perspectivas diferentes: el negocio, los procesos y la tecnología.

• Todos los participantes coincidimos en que el punto de partida siempre debe venir desde la perspectiva de negocio. Para ello, se debe definir un plan con una hoja de ruta que esté alineada con los objetivos clave del negocio. Además, debe tratarse como un programa estratégico con visibilidad y presencia dentro de todos los niveles de la organización. Para llevarlo a cabo resulta clave realizar un buen diagnóstico del negocio que nos permita obtener una foto actualizada de la realidad de la organización, para así disponer de una visión de conjunto con criterios claros y homogéneos sobre las áreas con las que iniciar y que más lo necesitan. 

• Desde la perspectiva de los procesos es necesario revisar de forma detallada los procesos que soportan las iniciativas concretas que se identifiquen, porque con los que analicemos y definamos se llevarán a cabo los desarrollos en las herramientas de automatización seleccionadas. Para la revisión de los procesos debemos tener muy presentes los siguientes tres aspectos: siempre deben ser abordados desde una perspectiva extremo a extremo y no de forma aislada, para su revisión/redefinición debemos utilizar best practices del sector y, sobre todo, debemos ser capaces de medir los procesos definiendo KPIs.

• Desde la perspectiva tecnológica es importante remarcar que, a día de hoy, existen múltiples herramientas más allá de las RPA con las que podemos automatizar, donde se incluyen potentes herramientas basadas en inteligencia artificial, así como herramientas de process mining, etc.

Un punto que me gustaría resaltar, por su especial relevancia dentro del panel de discusión, es que resulta muy importante definir correctamente un plan de implementación (más allá del ámbito técnico, que es el evidente) para que incluya desde el inicio aspectos como la gestión del cambio, la comunicación y la formación a todos los niveles de la organización.