Un BCP debe ser una herramienta, tanto de análisis como de toma de decisiones, para asegurar la excelencia operativa ante cualquier escenario adverso

En un escenario de incertidumbre global en el que, de un día para otro, miles de empresas se han visto forzadas a alterar drásticamente su funcionamiento, cobra especial importancia disponer de un plan integral que garantice la continuidad del negocio ante la materialización de riesgos que amenacen gravemente las operaciones. Un plan de continuidad de negocio (business continuity plan, BCP) es más que un plan de contingencia o de recuperación de desastres. Veamos por qué.

Un punto de inflexión, como el vivido en 2020, pone énfasis en la importancia de tener un plan B

Un plan de continuidad de negocio es una guía para asegurar las operaciones ante una situación, interna o externa, que impida el funcionamiento normal de la compañía. En sí mismo, el BCP es un camino alternativo a la normalidad, la cual, en 2020, ha quedado prácticamente obsoleta, abriendo paso a un new normal que todavía no alcanzamos a aprehender.

Una situación excepcional como el estado de confinamiento obligatorio nos ha enseñado muchas lecciones. Algunas empresas no tenían previstas alternativas a su manera de hacer habitual. Y otras muchas resultaron no ser tan digitales como creían.

En nuestra sociedad tecnológica es común confundir los BCP con los planes de contingencia de IT. Estos últimos son un subgrupo específico para un área fundamental en muchas compañías, pero corremos el riesgo de pasar por alto el resto de los procesos estratégicos, operativos y de soporte, vitales para la continuidad del negocio.

Hasta ahora, era habitual confundir los BCP con planes de recuperación de desastres (disaster recovery plan –DRP), asociándolos a incendios, terremotos o inundaciones.

Pero, desde 2020, sabemos que no solamente este tipo de incidentes ponen en jaque a las empresas. Una interrupción o retraso grave en la cadena de suministro, la imposibilidad de acceder al puesto de trabajo, una caída abrupta en la demanda, la acumulación de stocks o el encarecimiento repentino de algún factor de producción son situaciones excepcionales que han sido subestimadas por las compañías.

Un BCP debe ser una herramienta, tanto de análisis como de toma de decisiones. No se trata únicamente de una respuesta a una contingencia, emergencia o desastre, sino un input para asegurar la excelencia operativa ante cualquier escenario adverso.

Una de las bases para el diseño de los BCP es analizar tanto el entorno –clientes, mercado, proveedores, tecnología-, como la compañía, preguntándonos constantemente qué podemos hacer diferente, qué podemos hacer mejor, si podemos ser más eficientes y si nuestras operaciones pueden ser más robustas.

Y para ello, las compañías cuentan con las herramientas de análisis -e incluso de predicción- que soportan los BCP. Estas herramientas permiten mirar al futuro y realizar los cambios estratégicos y operativos que asienten las bases para el futuro crecimiento y estabilidad de la empresa.

En caso de necesidad de activación del BCP, este debe permitir mantener la operación del negocio antes, durante y después del incidente, definiendo procedimientos a seguir, como los siguientes:

• Procedimientos operativos​ alternativos.

• Mecanismos de recuperación de sistemas y de información​.

• Reasignación de responsabilidades (roles y personas)​.

• Identificación de proveedores y clientes críticos​.

Por último, es importante ser consciente de que el BCP de nuestra compañía no puede ser un elemento estático, sino que deberá evolucionar de manera constante, adaptándose al escenario en el que nos encontremos y al nivel de incertidumbre al que nos toque enfrentarnos.

Ventajas de un BCP

• Conocimiento en profundidad de la compañía.

• Agilidad y rapidez para tomar las decisiones oportunas en cada situación.

• Clasificación de los activos para priorizar su protección, puesta en marcha y recuperación.

• Minimización de pérdidas para el negocio en caso de desastre o contingencia.

• Ventaja competitiva frente a la competencia por una mayor resiliencia en momentos de crisis.

La gestión de la continuidad del negocio es un proceso continuo que incluye un análisis extremo a extremo de la compañía, identificando sus puntos débiles y sus principales amenazas, con el objetivo de trazar un plan de ruta que permita asegurar las operaciones minimizando el impacto para el negocio.

Los pilares de un plan de continuidad de negocio

1. Entender bien nuestro mercado, estrategia y procesos

• Aunque parezca una obviedad, la base de un BCP es entender cuál es el propósito de la compañía, en qué mercado se mueve, cuáles son las necesidades de nuestros clientes, quién es nuestra competencia, quiénes son nuestros proveedores, en qué puntos de la cadena de valor intervienen, etc.

• Así, deberemos responder a preguntas como: ¿cuál es el nivel mínimo aceptable de funcionalidad?, ¿en cuánto tiempo debemos recuperar servicios esenciales?, ¿qué clientes y proveedores son críticos? Estas reflexiones son básicas para fundamentar una toma de decisiones ágil y consistente frente al riesgo.

• Este conocimiento nos permitirá establecer extremo a extremo el camino crítico de las operaciones. Algunas de las herramientas que pueden ayudar con este fin son, entre otras: el business impact analysis (BIA), para definir las funciones críticas de negocio y clasificarlas por criticidad; o el process mining, para levantar los procesos y descubrir interacciones y puntos críticos.

2. Valorar y decidir el nivel de riesgo que asumiremos

• El BCP identifica los procesos de una empresa en el sentido más amplio: analiza interacciones, dependencias, entradas y salidas, fallos comunes, sistemas, repositorios… Y también analiza la organización en sí misma: qué roles, personas y funciones son imprescindibles y qué activos y ubicaciones físicas son esenciales.

• Es vital ser exhaustivo en este punto y llevar a cabo un análisis profundo de activos, dependencias, amenazas y salvaguardas para tener una foto clara que será la base para la construcción de un plan efectivo de respuesta y mitigación del riesgo. En este aspecto, es interesante apoyarse en herramientas de análisis visual como son los mapas de riesgo, que permiten identificar rápidamente los activos de la compañía que están más expuestos. Este mapa de riesgo inicial se verá acotado en su alcance en función de los diferentes escenarios de mitigación que decidamos incluir en el BCP y los niveles de riesgo asumibles en cada caso.

3. Co-crear e implantar el plan de continuidad del negocio

• ¿Cómo cambiamos la operativa?, ¿cómo podemos proteger nuestros activos más valiosos?, ¿podemos reinventarnos y adaptarnos a situaciones desconocidas?

• No hay respuesta equivocada a estas preguntas. Cada empresa, en su foro interno, debe ser capaz de desdibujar las líneas del terreno de juego e innovar para volverlas a diseñar. Así, respondiendo a preguntas como estas, se irá definiendo el plan de planes.

• Ya que el BCP no es un único plan, deberá tener en cuenta todas las áreas de la compañía, e incluir una hoja de ruta de proyectos que permitan reducir la huella del riesgo y la concreción de los diferentes planes: gestión de crisis, comunicación, recuperación, operación en contingencia, restauración, formación, etc.

• Para ello, es muy importante involucrar al talento de la compañía. Nadie mejor que las personas que forman parte de ella conocen la operativa y cómo debería cambiarse o evolucionar, de manera que el resultado sea fruto de la co-creación y del compromiso de todas ellas con el negocio.

4. Probar y mejorar el plan, adaptándolo al entorno

• Un BCP obsoleto es lo mismo que no tener nada. El BCP debe ser un motor para avanzar, tomar decisiones valientes y evolucionar, ya que nos ofrece respuestas a las preguntas ante las que nuestro negocio se juega el futuro.

• Por ello, aunque la identificación y gestión de riesgos no son algo nuevo para las compañías, es recomendable profundizar en su práctica, convertirlos en un proceso continuado e integrarlos en el gobierno de la organización.

• Por eso es vital disponer de un equipo bien formado en BCP y esponsorizado por la dirección de la compañía, capaz de liderar un proceso de transformación tan exigente como éste.

• Este equipo será el encargado de evangelizar al resto de la compañía implicándolos en los simulacros previstos en el BCP y fomentando una cultura de la gestión del riesgo basada en la prevención, la continua adaptación al cambio y la innovación. En este cometido, la digitalización del negocio es al mismo tiempo una herramienta y un facilitador del BCP.

Claves para la construcción de un buen BCP

Prepárate

Lo vimos durante la crisis del 2020, ¿por qué hubo países que reaccionaron de manera tan ágil y lograron minimizar el impacto? La respuesta es que estaban preparados. Ya habían sufrido crisis similares en el pasado y tenían un plan basado en protocolos de prevención y actuación que pudieron ser aplicados de manera rápida y efectiva, sin tener que definirlos sobre la marcha.

Empieza por algo pequeño

Este tipo de iniciativas corren el riesgo de caer en la parálisis por el análisis. No debemos esperar a tener absolutamente todos los escenarios cubiertos: prioricemos y ataquemos los que permitan reducir la mayor huella de riesgo con el menor esfuerzo, con un enfoque 80/20.

Innova y co-crea

Una cultura de innovación ayuda a hacer frente a retos tan complejos como el de transformarse y adaptarse a una nueva realidad con la mayor eficacia y en el menor tiempo posible.

Asimismo, el proceso de creación de un BCP exitoso debe ser colaborativo, y en la medida de lo posible bottom-up, aprovechando así el conocimiento de la compañía.

La digitalización y robotización de procesos son tus aliados

Maximizar la digitalización y automatización de los procesos supone beneficios, no sólo en cuanto a reducción de costes y mejora de la eficiencia y calidad, sino que facilitamos la continuidad en la operación y minimizamos el impacto de situaciones de contingencia.

Es fácil cambiar si tu organización es agile

Tener un BCP es importante, pero ¿qué ocurre si la amenaza provoca cambios inesperados que hace replantear las operaciones, o incluso el modelo de negocio? Es aquí donde las empresas con una cultura agile, y orientadas al cambio, tienen una clara ventaja competitiva al ser capaces de reinventar sus operaciones con el mínimo impacto, llegando incluso a descubrir nuevas oportunidades de negocio.

Si no lo pruebas, no va a funcionar

De nada sirve disponer de un plan perfecto si después no estamos entrenados para ejecutarlo. Es imprescindible planificar simulacros y definir escenarios de contingencia que permitan depurar, revisar y mejorar continuamente los planes para que cuando se plantee la amenaza estemos realmente preparados.

Comunicar, comunicar, comunicar

Es muy importante que toda la organización sea consciente de las amenazas que pueden poner en riesgo nuestro negocio y cómo deben actuar en caso de que alguna de ellas se materialice. Aquí son clave las campañas de comunicación, formación y sensibilización, de manera que las personas se sientan partícipes y parte del plan.

Una referencia para avanzar

Si la resiliencia es la capacidad de recuperarse y reponerse ante una adversidad o contingencia, un BCP es la herramienta que nos guía y nos ayuda a que este camino sea lo menos traumático posible.