Claves para la elaboración de ofertas comerciales

Una tendencia al alza es la del diálogo competitivo, de utilidad cuando el objetivo o el servicio están claros pero no cómo alcanzarlos, y es necesario encontrar la mejor solución

En Nae trabajamos en numerosos proyectos tanto de soporte a la elaboración de pliegos como de respuesta a los mismos. El primer caso se da cuando una empresa privada o una administración pública necesitan cubrir una necesidad operativa y abren un concurso para ofertar un servicio.

En el sector público este proceso se realiza de varias maneras dependiendo del importe de la licitación. Los contratos menores o negociados sin publicidad no requieren abrir un concurso público sino que la administración puede solicitar la participación de empresas concretas. A partir de un importe determinado, que oscila entre los 18.000 y 200.000 euros dependiendo de si son obras, servicios o suministros, es necesario el anuncio público. El volumen del importe también condiciona si el ámbito de participación deberá ser estatal o europeo y la duración de los plazos de respuesta, normas recogidas en la Ley de contratación pública.

Otra característica de este proceso es que, a diferencia de la empresa privada, la administración no puede solicitar marcas de productos, porque incumpliría la libre concurrencia de licitadores que recoge la ley, sino una solución que se precisa a través de requerimientos técnicos y funcionales.

Una tendencia al alza es la del diálogo competitivo, de utilidad cuando el objetivo o el servicio están claros pero no cómo alcanzarlos, y es necesario encontrar la mejor solución. El punto de partida que planteamos en Nae es saber qué se tiene y qué se necesita. A partir de ahí se marcan los requerimientos, se invita a un grupo de empresas de referencia a que hagan su propuesta y, después de varias iteraciones o rondas, se determina la propuesta de solución contractual definitiva que permitirá la redacción del pliego técnico. Y son las mismas empresas las que licitan. Esta opción beneficia a la organización porque es más dinámica. Sin saber exactamente cuál es la mejor solución, consigue la mejor del mercado.

En Nae consideramos los siguientes aspectos como claves para la elaboración de ofertas, sea cual sea el procedimiento de licitación y teniendo en cuenta tanto la visión interna (de la organización) como externa (del mercado y el sector):

Visión interna

• Definición del proceso de transición al nuevo esquema de contratación y de la transformación de los servicios

• Alineamiento con los objetivos estratégicos

• Análisis de necesidades, demanda y requerimientos específicos tanto operativos como tecnológicos

• Definición de estructura clara de precios y mecanismos de control del gasto

Visión externa

• Análisis y conocimiento de experiencias similares y de la evolución de la demanda de servicios

• Conocimiento de las tecnologías, operativas y servicios ofrecidos por el mercado

• Gestión eficaz del cambio y de la comunicación

• Coordinación con otros proyectos y licitaciones con posibles afectaciones o sinergias

En este proceso, Nae coordina, asesora y evalúa las ofertas recibidas durante la fase inicial y realiza una validación de viabilidad previa a la redacción del pliego definitivo. Esto permite asegurar que el concurso no quedará desierto y lo que se está solicitando es viable a nivel de solución técnica y presupuesto estimado.

En nuestro caso, una máxima indispensable es la independencia de proveedores. Definimos los requerimientos funcionales y técnicos necesarios, sin prescribir la solución requerida, ya que entendemos que es responsabilidad del licitador, que es quien conoce mejor las alternativas del mercado y sus productos en particular.